Email pro podnikání? Návod jaký zvolit

Email pro podnikání nebo osobní – proč do toho rýpat!

Při pohledu na kontaktní údaje na mnoha webech, které jsem v poslední době navštívil mě zajímalo, proč vlastně mají lidé na svých webech používají jako email pro podnikání schránky na @seznam.cz nebo  @gmail.com i přesto, že provozují  svůj web na své vlastní zakoupené doméně. Nejčastější odpovědí bylo, že jejich email jejich známí znají, nebo že jim jedna schránka jim přeci stačí až po pragmatické odpovědi a to jde mít vlastní jméno?

Pokud pominu fakt, že takovýto email si může založit v podstatě kdokoli a na jakékoli jméno a skrýt tak svou identitu, tak dalším významným faktorem pro nepoužívání neplacených email serverových služeb je to, že nám provozovatel nezaručí, že o naše emaily nepřijdeme v případě technické havárie, nebo ukončení provozu nějakého poskytovatele.

Ono se může říct – no jo, ale já přeci nemám email u žádného malého provozovatele. No ale chyba lávky. Kolik z vás mělo svůj účet na hotmailu? To byla darda, když se z hotmail.com stal server outlook.com. No jistě, vaše emaily byly převedeny. Jenomže se najednou změnila vaše adresa ve světě internetu. Co by to znamenalo pro Váš email pro podnikání? Minimálně odeslat novou adresu všem stávající zákazníkům, změnit ji na všech místech na Vašem webu, na hlavičkovém papíru, vizitkách a dalších místech. V podstatě se to dá přirovnat k tomu, jako by Vaši poštovní schránku, co máte na domě, přemístili do vedlejšího města. Nepříjemná představa.

Tragicky omyl

Nemůžu nepřipomenout případ mého dobrého známého, který nepotřeboval řešit email pro podnikání do té doby, než vypověděl smlouvu se svým poskytovatelem internetu. V okamžiku ukončení smlouvy nebyl dostupný nejen internet od tohoto poskytovatele, ale byly smazány i všechny známého emaily ve schránce typu jmenofirmy@internetovyposkytovatel.cz. Tento člověk totiž nepovažoval za nutné zřídit si email pro podnikání jinde, když už měl schránku od svého “dodavatele” internetu. Škoda jen, že si pořádně nepřečetl smlouvu, ve které stálo, že tato emailová adresa slouží výhradně pro komunikaci poskytovatele internetu se zákazníkem.

A co vlastní zprávy. Stahujete si je do Vašeho pracovního počítače a je tak Vaše schránka na službě prázdná? Dobré řešení. Ovšem jen do chvíle, kdy si potřebujete před obchodní schůzkou přečíst email, který Vám poslal klient ještě jednou. Ops. Jak se teď na něj tady na cestě dostanu? Pokud nemáte vzdálený přístup na svůj pracovní počítač, tak nijak. Také nemilé.

Důvody pro vlastní jméno emailového serveru

Pojďme si tedy vyjmenovat důvody, proč bychom měli mít vlastní emailovou schránku se jménem pro svou doménu.

1. Mé vlastnictví

Pokud bych nebyl se službami poskytovatele emailových služeb spokojen, tak prostě smlouvu zruším a přejdu k jinému. Pořád ale je moje jméno pro emailový server moje. Dokud tedy budu platit registrační poplatek za doménu 🙂

2. Buduji si jméno značky

Pokud mám v názvu emailového serveru vlastní jméno, tak tím říkám okolí, že jsem JÁ ta značka, se kterou komunikují. Naučme se brát email pro podnikání jako bránu kterou vítáme klienty.

3. Nejsem limitován počtem schránek

I ty nejlevnější emailové hostingové služby, které začínaji na 45 Kč za měsíc poskytují 1000MB prostoru pro Vaše správy a možnost zřízení až 10 samostatných emailových schránek. K tomu si připočtěte neomezené množství aliasů, které vám umožní vytvořit si zástupná jména pro jednu Vaší schránku. Můžete tak mít pro začátek pouze schránku postmaster@mojedomena.cz  a k ní několik aliasů, které budou vytvářet dojem větší společnosti, například info@mojedomena.cz, prodej@mojedomena.cz, podpora@mojedomena.cz atd.

4. Posiluji důvěryhodnost

Pokud by Vám někdo poslal obchodní email z adresy například:

ruzovycumacek@seznam.cz            Aktuální sleva 20% na výukové CD

otevřeli by jste ho vůbec? Já tedy určitě ne. A jak by to tedy mělo vypadat profesionálně?

obchod@jazykovanalejvarna.cz     Aktuální sleva 20% na výukové CD

Další výhodou je to, že pokud si Váš zákazník přidá do pravidel, že chce vidět všechny emaily od jazykovanalejvarna.cz, tak mu ve složce Hromadné zprávy neskončí žádný email, který mu pošle nejen obchodník z adresy obchod@jazykovanalejvarna.cz,  ale ani pozvání na akci z jiného firemního emailu, například přímo od pana majitele ze schránky petr.vomacka@jazykovanalejvarna.cz.

Už víme že ano, ale teď jaký zvolit? 

Takže už tedy víme, že na email pro podnikání by to nějaký ten emailový server chtělo. No jo, ale vlastní nebo hostovaný? Pokud nejsme firma s desítkami zaměstnanců a několika pobočkami tak v dnešní době ani o vlastním serveru uvažovat nemusíme. Připojení k internetu je téměř všude dostupné i v případě, že často cestujeme. Pro úplnost ale zmíním výhody a nevýhody obou variant

1. vlastní server
   výhody:
   – schránky můžete používat ve firmě mezi počítači na vnitřní síti i v případě, že internet není dostupný
   – máte neomezený počet schránek
   – máte neomezenou velikost prostoru pro emaily
   – máte všechny emaily pod zámkem ve své firmě
   nevýhody:
   – pořízení vlastního hardware, který musí běžet ve dne v noci
   – nutnost zaplatit si pevnou IP adresu za příplatek
   – nutnost mít otevřené porty pro odesílání a příjem mailu a tím pootevřít dveře síťovým útokům, které Vám mohou úplně shazovat připojení k internetu
   – řešit zabezpečení serveru a jeho správu
   – pří nedostupnosti vašeho serveru nebudete přijímat emaily => odesílatelům se bude vracet nedoručitelná pošta (výpadku vlastního hardware, výpadek internetu, výpadek proudu, aktualizace)
   – nutnost vyřešení zálohování emailů

1. hostovaný server
   výhody:
   – nemusíte pořizovat hardware pro poštovní server
   – nemusíte řešit zabezpečení serveru – síťové útoky na server řeší poskytovatel řešení
   – nemusíte se starat o hardware poštovního serveru a platit provozní náklady
   – nemusíte si platit veřejnou IP adresu
   – poštovní server funguje stále a pořád tak přijímá poštu => odesílatelům se nevrací nedoručitelná pošta
   – na poštovní server funguje neustálý dohled poskytovatele
   – emaily máte dostupné kdykoli, pokud máte přístup na internet a ze všech zařízení (počítače, telefony, tablety, chytré televize)
   nevýhody:
   – pokud nepojede připojení k internetu, nebudete moci přijímat a odesílat emaily
   – prostor pro emaily limitovaný službou, za kterou platíte (obvykle 1000MB)
   – limitovaný počet schránek
   – emaily jsou uložené mimo firmu
   – nemáte úplnou kontrolu nad zálohami emailů
   – omezené možnosti systémových nastavení
   – každý provozovatel má jiné prostředí pro web mail (prostředí pro práci s emaily na internetu)

To je super, ale jak to mám udělat?

Záleží na tom, u koho máte hostovaný svůj web. Podívejte se do nastavení Vašeho hostingu, určitě tam bude email pro doménu zmíněn. Základních pár emailových schránek dnes již poskytují skoro všichni. Prohledejte nápovědu svého poskytovatele hostingu, nebo se obraťte na jeho podporu. Nebojte se zeptat, když už to platíte 🙂

Máte zakoupený SmartSelling?

Pokud máte zakoupený SmartSelling, tak je Váš MioWeb hostovaný u Firmy 2.0 a je velice snadné si zřídit email pro podnikání pod jednou střechou. V nastavení SmartSellingu najdete v horní nabídce Web volbu Správa webů

V okně se seznamem webů si vybere Váš web, pro který chcete spravovat poštu a kliknete na tlačítko Správa emailů

V okně se zobrazí seznam emailových schránek, které máme vytvořené. A pokud žádnou ještě nemáme, tak bude vidět pouze tlačítko Přidat schránku. Takže klikneme na tlačítko Přidat schránku

Vyplníme jméno emailové schránky
Zvolíme si dostatečně silné heslo. Zkombinujeme napřeskáčku malá a velká písmena, číslice a speciální znaky jako , . nebo #
Heslo zapíšeme do polí Heslo a Heslo znovu
Pak stiskneme tlačítko Vytvořit schránku

Zobrazí se hlášení, že schránka byla vytvořena
Kliknutím na odkaz webmail.mioweb jí hned vyzkoušíme

Zobrazí se přihlašovací okno do web mailu.
Do něj vyplníme jméno emailové schránky do pole Uživatel a Heslo, které jsme si zvolili

Po kliknutí na tlačítko Přihlásit se zobrazí webový klient pošty s Naší schránkou

Nápovědu pro webový klient RoundCube můžete najít například ZDE.

Naší novou schránku si můžeme propojit s poštovním klientem nebo s mobilním telefonem. Technické parametry najdeme na stránce v členské sekci MioWebu, v sekci Propojení emailu s Outlook nebo jinými klienty.

A pokud si nebudete jistí, jak si svůj email založit a jak to máte právě vy, tak se na mě s důvěrou obraťte. Vždyť právě proto tu mám pro Vás online konzultace, nebo využijte mé nabídky na konzultace zdarma pro nové zákazníky.